Thư ký được biết đến như là vị trí trợ thủ đắc lực phía sau giám đốc, là cầu nối giữa khách hàng với ban lãnh đạo và giữa các phòng ban với nhau, đồng thời là chất xúc tác để bộ máy công ty hoạt động tốt hơn. Được ví như “người giúp việc cao cấp” cho lãnh đạo, thư ký ngày nay không nhất thiết phải là những cô gái chân dài mà quan trọng hơn hết là sự hiểu biết, năng động, khéo léo, chuyên nghiệp trong xử lý công việc và phong cách ứng xử. Bởi trên thực tế, không có một quy trình nghiệp vụ chung nào về việc đào tạo một thư ký chuyên nghiệp, thông minh, năng động, cũng như nhu cầu công việc và áp lực đối với thư ký ở mỗi công ty là khác nhau. Vì thế, để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần đảm nhận được nhiều vai trò khác nhau trong tổ chức bao gồm: kế toán, tài chính, nhân sự, các nghiệp vụ văn thư như: nhận điện thoại, sắp xếp lịch hẹn, tiếp khách, đến những công tác hành chính hậu cần như đăng ký vé máy bay, book khách sạn, lấy thị thực, tham gia ghi chép tại các cuộc họp, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu theo yêu cầu của ban lãnh đạo,.. Những công việc trên cho thấy nghề này không hề đơn giản như mọi người vẫn nghĩ. Nó đòi hỏi sự chuyên nghiệp, nhạy bén mà nếu bạn không nghiêm túc rèn luyện bản thân sẽ khó có thể thành công. Sau đây là một số tố chất cần thiết mà người làm nghề thư ký cần trau dồi trên con đường sự nghiệp của mình:
+ Ngoại hình: Hẳn là không quá ngạc nhiên khi một mẫu tin tuyển dụng thư ký yêu cầu “Có ngoại hình”, “Ngoại hình khá”, hoặc yêu cầu chiều cao, cân nặng. Tuy nhiên bạn đừng lầm tưởng rằng các nhà tuyển dụng đang tổ chức thi tuyển người mẫu. Cái họ cần một người dễ nhìn, ăn mặc lịch sự, gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, là bộ mặt của công ty để có thể thay ban lãnh đạo giao tiếp, đàm phán với khách hàng.
Nghề thư ký – Không chuyên nghiệp khó thành công
+ Có tính độc lập. kiên định và chính kiến: Bạn sẽ không có toàn quyền quyết định trong công ty nhưng ở một số trường hợp khi sếp đi vắng, bạn cần phải có khả năng xử lý tốt những vấn đề liên quan như dời cuộc hẹn, thảo luận một hợp đồng mới,…
+ Ngoại ngữ tốt, am hiểu văn hóa và nhạy bén: Đa phần các công ty hiện nay đều có đối tác là người nước ngoài, chính vì thế việc trao đổi ngôn ngữ hay tài liệu với đối tác là một trong những công việc quan trọng của thư ký. Bên cạnh đó, nếu bạn là một trợ lý đắc lực có thể hỗ trợ các sếp trong các tình huống khẩn cấp sẽ là một lợi thế cho bạn nếu yêu thích nghề thư ký. Ngoài ra, để được các sếp đánh giá cao, thư ký cần phải luôn trau dồi kiến thức cho mình, kể cả kiến thức nghiệp vụ chuyên môn và kiến thức văn hóa xã hội. Có như vậy, bạn mới có thể bắt kịp xu hướng, hoàn thành tốt công việc và khẳng định được vị thế của mình.
+ Có khả năng nói trước đám đông: Không chỉ làm những công việc bàn giấy, thư ký cũng cần có khả năng diễn đạt và trình bày vấn đề tốt, giải thích vấn đề gãy gọn, đóng vai trò là phát ngôn viên cho ban lãnh đạo. Do vậy, kỹ năng nói là kỹ năng quan trọng bạn nên chú ý rèn luyện để hỗ trợ cho công việc một cách hiệu quả.
Môi trường làm việc năng động ngày nay đòi hỏi một người thư ký luôn phải thành thạo nhiều kỹ năng, đồng thời đây cũng là vị trí cho phép bạn học hỏi được nhiều kiến thức đa dạng từ nhiều công việc. Nếu bạn yêu thích nghề này, những kỹ năng được liệt kê ở trên sẽ là những gợi ý giúp bạn hoàn thiện bản thân và tiến xa hơn trên con đường sự nghiệp.
